Votre premier salarié : que faire avant la première paie ?
Dans une petite structure, le temps manque. Voici l’ordre qui évite de refaire le travail. La convention collective vient en tête, car elle peut imposer des garanties minimales ou une répartition de cotisation plus favorable au salarié que le minimum légal.
Le jour de l’embauche, pensez aussi au salarié qui bénéficie déjà d’un contrat ailleurs. S’il entre dans un cas de dispense, sa demande écrite doit être dans votre dossier. Sinon, il adhère au contrat de l’entreprise, même s’il préfère garder sa couverture personnelle.
- Trouver votre convention collective sur votre bulletin de paie ou auprès de votre expert-comptable.
- Lire son avenant santé, s’il existe, et noter ses exigences.
- Demander plusieurs devis en précisant ces exigences par écrit.
- Rédiger la décision de mise en place et la remettre au salarié, contre signature.
- Transmettre la notice d’information et informer votre gestionnaire de paie.
Accord, référendum ou décision unilatérale : que choisir ?
La loi autorise ces trois voies. Dans une TPE, la décision unilatérale est souvent la plus simple : l’employeur fixe le régime par écrit et en informe chaque salarié. Si un comité social et économique existe, demandez à votre expert-comptable s’il doit être consulté : cette consultation générale vise les entreprises d’au moins 50 salariés.
Soyez attentif à une conséquence pratique : si votre décision prévoit une cotisation à la charge du salarié, ceux déjà présents lors de la mise en place peuvent refuser d’y adhérer. Écrivez-le clairement dans le document pour éviter un malentendu.
Les erreurs fréquentes en petite entreprise
Ces situations reviennent souvent, et elles coûtent cher si elles apparaissent lors d’un contrôle ou d’un conflit :
- Accepter un refus oral d’un salarié, sans document écrit ni justificatif.
- Choisir un contrat au prix sans vérifier les garanties imposées par la branche.
- Oublier d’informer le salarié de ses droits à la portabilité à son départ.
- Laisser un salarié de côté parce qu’il est à temps partiel, sans cas de dispense vérifié.
- Croire que la cotisation est forcément partagée à 50/50 : la branche peut demander plus.
Et votre propre couverture ?
L’obligation vise vos salariés. Votre couverture de dirigeant dépend de votre statut : un gérant majoritaire est TNS, tandis qu’un président de SAS est assimilé salarié. N’en concluez pas que vous êtes couvert : demandez à l’organisme si le contrat vous inclut, et obtenez la réponse par écrit.
Pour le coût social et fiscal du contrat, les règles dépendent notamment de votre effectif, et elles changent. Demandez une simulation à votre comptable plutôt que d’utiliser un chiffre trouvé en ligne.
Un conseil pratique : fixez une date de revue chaque année, par exemple à l’échéance du contrat. Vérifiez alors si un nouvel avenant de branche, une embauche ou un passage à temps partiel change quelque chose. Cinq minutes de contrôle évitent de corriger plusieurs années de paie.
Pour qui ?
- Vous embauchez votre premier salarié ou un apprenti.
- Vous gérez seul l’administratif de l’entreprise, sans service RH.
- Vos salariés demandent une mutuelle différente ou veulent garder la leur.
- Votre contrat date et n’a pas été revu depuis longtemps.
À préparer
- Votre code IDCC ou le nom de votre convention collective
- La liste des salariés avec type de contrat et temps de travail
- Les éventuels justificatifs de couverture déjà reçus
- Votre statut de dirigeant
Questions fréquentes
Une mutuelle est-elle obligatoire pour une entreprise d’un seul salarié ?
Oui. L’obligation s’applique aux employeurs du secteur privé, quel que soit l’effectif, sauf cas particuliers de dispense du salarié.
Une TPE peut-elle mettre en place la mutuelle sans accord ?
Oui, par décision unilatérale écrite. Si un CSE existe, vérifiez avec votre expert-comptable s’il doit être consulté.
Mon salarié a déjà une mutuelle individuelle, que faire ?
Il peut demander une dispense par écrit, jusqu’à l’échéance de ce contrat, avec les justificatifs demandés. Conservez-les.
Puis-je choisir n’importe quel contrat ?
Le contrat doit respecter le panier minimal et, le cas échéant, les garanties imposées par votre branche. Vérifiez-les avant de signer.
Qui paie la mutuelle dans une TPE ?
L’employeur finance au moins 50 % de la cotisation. Le salarié paie le reste, sauf si l’entreprise ou la branche prévoit davantage.
Sources officielles
- Légifrance : code de la sécurité sociale, livre IX (protection sociale complémentaire)
- Economie.gouv.fr : tout savoir sur les complémentaires santé
- Légifrance
- Légifrance
Information générale, à vérifier selon votre situation et votre contrat. Mis à jour le 3 novembre 2026.
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